Quanto tempo demora a ver retorno de uma automação

"Quanto tempo demora a compensar" é normalmente a segunda pergunta que se faz a seguir a "quanto custa", e é justa. Ninguém quer investir tempo e dinheiro numa automação para descobrir só passados seis meses se valeu a pena. O problema é que a pergunta, feita assim, não tem resposta, porque está a comparar coisas diferentes com a mesma vara de medir.

Porque a pergunta certa não é "quanto tempo" mas "quanto tempo por quê"

Uma automação que trata de um processo diário e uma que trata de um processo mensal não podem ter o mesmo prazo de retorno esperado, mesmo que custem o mesmo a construir. A primeira acumula poupança todos os dias, a segunda só doze vezes por ano. Perguntar "quanto tempo demora a compensar uma automação" sem especificar qual é como perguntar quanto tempo demora uma viagem sem dizer para onde.

A pergunta que realmente importa é: quanto tempo poupa cada execução, com que frequência acontece, e quanto custou construir. A resposta sai dessa conta, não de uma média genérica que se aplique a tudo.

O cálculo simples

Não é preciso nenhuma fórmula complicada. Basta multiplicar o tempo poupado por execução pela frequência com que o processo acontece, e comparar essa poupança acumulada com o custo de construção.

Um exemplo: um processo que poupa 10 minutos por execução e acontece todos os dias úteis poupa cerca de 3 horas e meia por semana. Se a construção custou o equivalente a 15 horas de trabalho, o retorno está pago em pouco mais de um mês.

Outro exemplo, com um processo diferente: uma tarefa que poupa 2 horas mas só acontece uma vez por mês poupa 24 horas por ano. Se essa automação custou o mesmo, 15 horas de trabalho a construir, o retorno demora quase um ano a pagar-se, mesmo poupando muito mais tempo de cada vez que corre.

Nenhum dos dois casos é mau. São só automações com perfis de retorno diferentes, e é normal ter as duas numa empresa. O erro é esperar que ambas se paguem no mesmo prazo.

O que normalmente atrasa o retorno

Na prática, o que mais atrasa o retorno raramente é a automação em si. É o tempo gasto antes dela a arrumar aquilo que devia estar arrumado à partida: dados espalhados por vários sítios sem ligação entre eles, ou um processo que ainda tem exceções por resolver e que obriga a voltar atrás e a ajustar depois de já estar em produção.

Isto liga diretamente ao ponto de partida de qualquer automação: um processo bem escolhido, estável e com os dados acessíveis, tem um caminho curto até funcionar. Um processo mal escolhido pode custar o dobro a construir e ainda assim continuar a falhar em metade dos casos, o que atrasa o retorno de duas formas ao mesmo tempo: custou mais e poupa menos.

Prazos realistas, consoante o tipo de processo

Como referência prática, sem pretender ser uma regra fixa: processos diários e simples costumam pagar o investimento em semanas. Processos semanais com alguma complexidade, entre um e três meses. Processos mensais ou trimestrais, mesmo quando poupam bastante tempo de cada vez, podem levar seis meses ou mais a compensar, e isso é esperado, não um sinal de que algo correu mal.

O que muda estes prazos para pior é quase sempre o mesmo: processos escolhidos por serem "os mais chatos" em vez de serem os mais frequentes e estáveis, e processos que entram em construção antes de a informação estar organizada.

Em resumo

Quem pergunta quanto tempo demora a compensar uma automação já está, na maior parte dos casos, a um passo de perceber que a resposta depende sobretudo de uma escolha anterior: qual foi o processo escolhido para automatizar primeiro. Os critérios para essa escolha, frequência, estabilidade, impacto do erro e acesso aos dados, são os mesmos que decidem se o retorno chega em semanas ou em meses.