Como saber que processos da tua empresa vale a pena automatizar

Quando uma equipa começa a pensar em automação, a primeira reação costuma ser listar tudo o que é chato. A lista sai depressa e é longa. O problema é que "chato" e "vale a pena automatizar" não são a mesma coisa, e começar pelo sítio errado é a forma mais rápida de concluir que automação não serve para nada.

Há quatro perguntas que ajudam a separar as duas coisas.

Com que frequência acontece?

Um processo que corre todos os dias e um que corre duas vezes por ano exigem o mesmo trabalho a automatizar e devolvem coisas muito diferentes. A frequência é o multiplicador: é ela que transforma dez minutos poupados numa tarefa em horas poupadas por mês.

Vale a pena contar antes de decidir. Muitas equipas descobrem que o processo que mais as irrita acontece com menos frequência do que julgavam, e que aquele em que ninguém repara é o que consome mais tempo ao fim do mês.

Exemplo: reencaminhar manualmente 30 pedidos de orçamento por semana para a pessoa certa parece pequeno visto de fora. Multiplicado por 52 semanas, são mais de 20 horas por ano só a decidir "isto é para quem".

O processo é sempre igual?

A automação lida bem com regras e mal com exceções. Se o processo tem sempre os mesmos passos, pela mesma ordem, com os mesmos critérios de decisão, é bom candidato. Se metade dos casos precisa de alguém decidir o que fazer a seguir, o que se automatiza é a outra metade, e isso pode ser suficiente.

Um bom teste: consegues explicar o processo a alguém que entrou esta semana, sem recorrer a "depende"? Se sim, provavelmente consegues escrevê-lo em regras.

Exemplo: qualificar leads que chegam por formulário costuma ter 2 ou 3 critérios fixos (orçamento, urgência, dimensão da empresa). Negociar condições especiais com um cliente antigo não tem, nem devia ter.

O que acontece quando corre mal?

Há processos onde um erro se corrige em dois minutos e outros onde um erro chega ao cliente, à contabilidade ou às finanças. Os segundos são os que mais beneficiam de automação, precisamente porque o custo de estar distraído às cinco da tarde de sexta-feira é alto.

Esta pergunta também define quanto rigor é preciso pôr na construção. Um fluxo que emite faturas não se trata com a mesma ligeireza de um que arruma ficheiros numa pasta.

Exemplo: um erro ao arquivar um email tem um custo quase nulo. Um erro a calcular o valor de uma fatura tem um custo real, e é aí que compensa investir mais tempo a testar antes de ligar o processo "no automático".

Onde está a informação de que precisas?

Este é o ponto que costuma decidir o esforço. Se os dados já vivem em sistemas que falam para fora, como um CRM, uma ferramenta de faturação ou uma folha partilhada, o caminho é curto. Se estão num programa antigo sem forma de lá chegar, ou espalhados por caixas de correio, o trabalho maior não é a automação: é pôr a informação num sítio de onde se possa lê-la.

Não é razão para desistir, mas é razão para saber onde se está a meter.

Como cruzar as quatro respostas

As perguntas raramente apontam todas na mesma direção. Um processo pode ser muito frequente mas ter dados espalhados por três sítios diferentes; outro pode ser simples de ligar mas acontecer só uma vez por trimestre. Não é preciso nenhuma fórmula complicada para decidir, basta olhar para as quatro respostas em conjunto e perceber para que lado penderam.

Se um processo é frequente e a informação já está acessível num sistema, é normalmente aí que se vê retorno mais depressa, mesmo que um erro não seja grave. Se o erro tem consequências sérias, como chegar ao cliente ou às finanças, esse processo merece ser automatizado mais cedo ou mais tarde, mesmo que exija mais tempo de construção e de testes antes de entrar em produção. E um processo raro, instável e com dados espalhados não é um mau candidato para sempre, é só um candidato para depois.

Por onde começar

Na prática, os melhores primeiros candidatos são processos frequentes, estáveis, com consequências visíveis quando falham, e assentes em ferramentas que já guardam a informação de forma acessível. Raramente são os mais complexos da empresa. São, quase sempre, os mais aborrecidos.

Começar por aí tem uma vantagem que não é só técnica: dá à equipa uma primeira experiência em que a automação resolveu mesmo alguma coisa. Isso conta mais do que qualquer apresentação para o que vier a seguir.

Se ao ler isto já identificaste dois ou três processos que pontuam alto, esse é normalmente o sinal de que vale a pena olhar para eles com mais detalhe, e perceber, em concreto, quanto tempo cada um está a custar por mês.